8.4.5
Úschova účetních písemností
Ing. Ivan Macháček
NahoruPovinnost archivace dle zákona o archivnictví
Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v aktuálním znění upravuje výběr a evidenci archiválií, ochranu archiválií, práva a povinnosti vlastníků archiválií, práva a povinnosti držitelů a správců archiválií, využívání archiválií, zpracování osobních údajů pro účely archivnictví, soustavu archivů, práva a povinnosti zřizovatelů archivů, spisovou službu, působnost Ministerstva vnitra a dalších správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby, včetně řešení přestupků. V § 3 odst. 2 písm. a) zákona je stanovena povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií za podmínek stanovených tímto zákonem také pro obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu.
V příloze č. 1 nazvané "Dokumenty vzniklé z činnosti obchodních společností, družstev s výjimkou družstev bytových a notářů, které jsou tito za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií" je uveden přehled dokumentů vzniklých z činnosti obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových v členění:
1. Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce – zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata, dokumenty o přeměnách právnických osob, dokumentace o zrušení a zániku.
2. Dokumenty o řízení původce – protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami, výroční zprávy, zprávy o auditu.
3. Dokumenty o majetku původce – mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových, smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem, dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek.
4. Finanční dokumenty – účetní závěrky.
5. Dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce – podnikatelské záměry, vývojové studie, dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice).
NahoruÚschova písemností dle ZoÚ
Úschovou účetních záznamů účetní jednotky se zabývá ustanovení § 31 a § 32 ZoÚ, přičemž § 31 stanoví základní dobu uschování účetních záznamů a v § 32 nalezneme speciální vymezení úschovy účetních záznamů.
Ve smyslu znění § 31 odst. 2 ZoÚ se účetní záznamy uschovávají po následující dobu, pokud v § 32 ZoÚ není stanoveno jinak:
a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
c) účetní záznamy, kterými účetní…
