2.5
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele
Ing. Zdeněk Morávek
Rok 2026 přinese zásadní posun modernizace státní správy, který slibuje výhody pro zaměstnavatele, zaměstnance i stát. Samotná státní správa označuje toto hlášení za revoluční digitalizační projekt. Zavedení jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ) je motivováno snahou o zjednodušení komunikace zaměstnavatelů se státní správou, a to prostřednictvím centralizace dat a zajištění, že státem (jednotlivými úřady) vyžadované údaje bude potřebné hlásit jenom jednou prostřednictvím elektronického formuláře dostupného všem zaměstnavatelům. Z jednotné databáze dat pak budou oprávnění uživatelé (jednotlivé úřady) automaticky čerpat údaje, které náleží do jejich agend. Odstranění desítek formulářů, v nichž bylo nutné uvádět některé totožné údaje opakovaně, a jejich nahrazení jedním souhrnným elektronickým formulářem tak představuje hlavní výhodu, kterou okamžitě pocítí všichni zaměstnavatelé.
JMHZ vytváří novou databázi, obdobnou základním registrům, která bude obsahovat společné prvky z hlášení zaměstnavatelů – např. údaje o zaměstnancích, pracovních poměrech, odvodech a dalších povinnostech. Tyto informace budou zasílány pouze jednou, a následně je budou jednotlivé úřady (např. ČSSZ, zdravotní pojišťovny, Úřad práce) sdílet a využívat podle své působnosti. Tím se dále snižuje administrativní zátěž a zvyšuje efektivita státní správy.
Zaměstnavatelé musí každý měsíc odesílat až 25 různých hlášení na více úřadů. To obnáší i různé termíny a duplicitní práci. JMHZ přináší centralizaci dat, zaměstnavatelé tedy budou odevzdávat pouze jedno hlášení měsíčně datovou větou.
Právní úprava nového systému sestává ze samostatného, primárně procesního předpisu, zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (zákon č. 323/2025 Sb.) a dále z rozsáhlého změnového zákona (zákon č. 360/2025 Sb.), který upravuje související právní předpisy. V nařízení vlády (417/2025 Sb.) pak zaměstnavatelé naleznou technické a obsahové podrobnosti podání strukturované na základě úpravy v právních předpisech – výčet údajů sdělovaných zaměstnavatelem, období, za které je hlášený údaj sdělován, formát (XML soubor) a obsahovou strukturu podání (tj. datovou větu), způsob sdělování a předávání údajů.
Samotný zákon o JMHZ není až tak rozsáhlý (celkem 40 paragrafů), ale jedná se o zcela novou právní úpravu, která vymezuje některé nové pojmy. Klíčovým pojmem je uživatel údajů, tzn. subjekty, které budou hlášené údaje využívat. Těmito uživateli jsou:
a) Ministerstvo práce a sociálních věcí,
b) Česká správa sociálního zabezpečení,
c) územní správa sociálního zabezpečení,
d) Institut posuzování zdravotního stavu,
e) Úřad práce České republiky,
f) orgán Finanční správy České republiky,
g) Ministerstvo financí,
h) Český statistický úřad,
i) Ministerstvo spravedlnosti a
j) Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy.
Centralizace sběru dat přitom samozřejmě neznamená, že by všichni uživatelé měli přístup ke všem údajům – naopak, každý subjekt bude oprávněn přistoupit pouze k těm údajům, které vyplývají z jím spravované agendy. Okruh uživatelů údajů bude pro každý jednotlivý hlášený údaj uveden v prováděcím nařízení vlády.
Zcela zásadním pojmem je osobní identifikační číslo, které představuje jednoznačný numerický bezvýznamový identifikátor, který ministerstvo přiděluje fyzické osobě za účelem její identifikace v informačních systémech ministerstva. Fyzické osobě lze přidělit pouze jedno osobní identifikační číslo. Tento identifikátor bude fyzické osobě přidělen při jejím prvním nahlášení zaměstnavatelem do systému JMHZ a které pak bude pro tuto osobu neměnné.
Obdobný význam bude mít pro zaměstnavatele variabilní symbol, který bude přidělen každému novému zaměstnavateli a každé jeho nové mzdové účtárně, také on bude v čase neměnný. Opět se jedná o jednoznačný numerický bezvýznamový identifikátor. Důležité je, že pro již evidované zaměstnavatele zůstává platný variabilní symbol přidělený při jejich registraci u OSSZ.
Posledním z těchto pojmů je identifikátor zaměstnání, kterým je jednoznačný numerický bezvýznamový identifikátor, který slouží k identifikaci každého zaměstnání zaměstnance vedeného v evidenci zaměstnanců. Bude přidělen při přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců a bude jednoznačně propojovat konkrétního zaměstnance s konkrétním zaměstnáním.
Identifikátory zaměstnanců a pracovních vztahů evidovaných ČSSZ před 1. 4. 2026 budou zaměstnavatelům sděleny hromadně, aby zaměstnance znovu nahlašovat nemuseli. Po 1. 4. 2026 budou nové zaměstnance do evidence JMHZ zaměstnavatelé přihlašovat s osobními údaji umožňujícími jejich jednoznačnou identifikaci, kdy v těchto případech bude identifikační číslo zaměstnance a identifikátor zaměstnání následně u každého zaměstnance zaměstnavateli neprodleně sděleno.
Zaměstnavatel bude s oběma uvedenými identifikátory sdělovat v měsíčním hlášení všechny údaje, které se daného zaměstnance v zaměstnání týkají, aniž by musel uvádět osobní údaje. Zaměstnanec své identifikátory znát nepotřebuje, nebude je nijak využívat.
Co se týká evidence zaměstnavatelů, tak do 31. 3. 2026 bude vše probíhat jako nyní, zaměstnavatelé budou plnit registrační povinnost standardním způsobem. Od 1. 4. 2026 již ale bude probíhat předávání informací prostřednictvím evidence zaměstnavatelů podle zákona o JMHZ. Přihlásit se do evidence budou zaměstnavatelé povinni do 8 dní ode dne nástupu prvního zaměstnance, a to prostřednictvím datové schránky nebo přes ePortál ČSSZ. Následně bude zaměstnavateli doručen variabilní symbol, který bude nezbytný pro jeho další komunikaci v systému JMHZ při plnění evidenčních povinností.
Zaměstnavatelé, kteří před 1. 4. 2026 již budou přihlášeni v registru zaměstnavatelů ČSSZ nebo Finanční správy podle současné právní úpravy, nebudou muset celým procesem přihlašování procházet znovu. Jejich povinností bude pouze dohlásit údaje, o které je evidence zaměstnavatelů rozšířena. Na doplnění mají čas do 30. 4. 2026. Předpokladem pro toto doplnění je, že zaměstnavatel bude znát svůj variabilní symbol.
Doplňme dále, že zaměstnancem se pro účely tohoto zákona rozumí:
a) zaměstnanec podle zákona o nemocenském pojištění,
b) zaměstnanec podle zákona o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,
c) fyzická osoba, kterou zaměstnavatel podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení zaměstnává nebo k níž je ve vztahu, který zakládá účast na důchodovém pojištění,
d) poplatník daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti podle zákona o daních z příjmů, nebo
e) zaměstnanec podle zákoníku práce.
Definice zaměstnance je oproti dosavadní právní úpravě rozšířena, a tak se rozšiřuje také definice zaměstnavatele. To může znamenat, že někteří zaměstnavatelé dosud registrováni nejsou. Zaměstnavatelé, kteří nejsou vedeni v registru zaměstnavatelů ani nebudou přihlášení z moci úřední, budou povinni se do evidence zaměstnavatelů přihlásit do 15. 4. 2026 a po obdržení variabilního symbolu přihlásit do 8 dní své zaměstnance.
Co se týká evidence zaměstnanců, potom v prvním čtvrtletí roku 2026 budou zaměstnavatelé přihlašovat své zaměstnance stejným způsobem, jako je tomu za současné právní úpravy, tj. do 8 kalendářních dní od nástupu zaměstnance do zaměstnání. Od 1. 4. 2026 budou údaje sdělovat do tzv. evidence zaměstnanců podle JMHZ, osmidenní lhůta zůstane zachována a bude platit pro všechny typy zaměstnání.
Zaměstnanci, kteří budou již před 1. 4. 2026 přihlášeni v registru pojištěnců podle současné právní úpravy, nebudou nahlašováni znovu, jejich zaměstnavatelé pouze dohlásí údaje, o které je evidence zaměstnanců rozšířena (tj. stejný postup jako v případě evidence zaměstnavatelů). Na toto doplnění mají čas do 30. 4. 2026 – pro tyto účely bude zaměstnavateli ČSSZ elektronicky doručeno osobní identifikační číslo a identifikátor zaměstnání každého zaměstnance, který byl podle právní úpravy platné do 31. 3. 2026 veden v registru pojištěnců.
V praxi s. r. o. se může často vyskytnout také zaměstnávání cizinců. I tuto oblast čeká řada změn. Od 1. 10. 2025 novela zákona o zaměstnanosti posouvá povinnost nahlášení nového zaměstnance/cizince a je nutno oznámení provést před nástupem zaměstnance k výkonu práce. Do 31. 3. 2026 bude zaměstnavatel plnit informační povinnost vůči Úřadu práce podle současné právní úpravy v zákoně o zaměstnanosti prostřednictvím infokarty a současně vůči ČSSZ tiskopisem Oznámení o nástupu do zaměstnání (do 8 kalendářních dní ode dne nástupu do zaměstnání).
Od 1. 4. 2026 bude povinnost přihlásit cizince Úřadu práce prostřednictvím informační karty zrušena a registrace zaměstnance-cizince bude plněna stejným způsobem jako u domácího zaměstnance, tj. přihlášením do evidence zaměstnance podle zákona o JMHZ. Rozdíl bude v časové lhůtě, ve které zaměstnavatel bude na evidenci mít – zaměstnance-cizince bude nutné přihlásit do evidence nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce.
Následně, od 1. 7. 2026, již bude přístup k evidenci domácích i zahraničních zaměstnanců sjednocen a již popsaná povinnost přihlásit zaměstnance do evidence před nástupem k výkonu práce u zaměstnavatele se bude týkat všech zaměstnanců.
NahoruPředregistrace
Významná změna nastane 1. 7. 2026, kdy nabude účinnosti úprava tzv. předregistrace, jejímž cílem je ochrana zaměstnanců před praktikami nelegálního zaměstnávání. Za tímto účelem bude muset zaměstnavatel přihlásit zaměstnance do evidence vždy předtím, než pro něj začne vykonávat jakoukoli práci. Cílem bude, aby všechny osoby, které na pracovišti vykonávají práci, již byly evidovány, a splnění této povinnosti bude jednoduše ověřitelné.
Jelikož je primárním účelem této úpravy možnost ztotožnit každou pracující osobu na pracovišti, může zaměstnavatel místo kompletní evidence provést rychlé a efektivní částečné přihlášení (předregistraci), kdy do systému nahlásí pouze jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství, předpokládaný den nástupu a variabilní symbol zaměstnavatele. Všechny ostatní údaje, které jsou potřebné pro dokončení evidence zaměstnance, doplní do 8 dní od nástupu zaměstnance. Nic mu samozřejmě nebrání provést úplnou evidenci již před zaměstnancovým nástupem.
Možnost předregistrovat zaměstnance se bude vztahovat na všechny druhy zaměstnaneckého vztahu (vč. DPP a DPČ), nebude ale přípustná u zaměstnanců-cizinců.
Předregistrací se určitým způsobem změní časový postup jednotlivých úkonů, a to následujícím způsobem:
1) vlastní registrace zaměstnavatele, a to tak, aby se stihl seznámit s variabilním symbolem, který mu bude přidělen. Bez něj nemůže evidovat zaměstnance a ten nemůže zahájit výkon práce,
2) nový zaměstnavatel se může evidovat již 15 dní před očekávaným nástupem prvního zaměstnance, nejpozději je povinen registraci učinit 2 dny předem,
3) po obdržení variabilního symbolu pokračuje evidencí zaměstnance. Evidenci zaměstnance pak zaměstnavatel může provést až 8 dní před nástupem zaměstnance,
4) na odhlášení po skončení zaměstnání nebo na změnu evidovaného údaje zůstává lhůta 8 dní,
5) v případě, že evidovaný budoucí zaměstnanec…
