Náhrada výdajů poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce

15.8.9.2

Náhrada výdajů poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce

JUDr. Vladimíra Knoblochová, Mgr. Jan Horecký

Zákoník práce obsahuje úpravu náhrad výdajů poskytovaných v souvislosti s výkonem práce (část sedmá, § 151 až 190), z nichž nejpodstatnější jsou náhrady cestovních výdajů, upravené dosud zákonem č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, který byl zákoníkem práce zrušen. Podle zákoníku práce se cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

• pracovní cestě,

• cestě mimo pravidelné pracoviště,

• cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,

• přeložení,

• přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,

• výkonu práce v zahraničí.

Nejčastěji přichází v úvahu poskytování náhrad při pracovních cestách, při nichž podle zákoníku práce přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů, náhrada výdajů za ubytování, zvýšených stravovacích výdajů (stravné), náhrada nutných vedlejších výdajů a náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny.

Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel. Je povinen přitom přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Předchozí písemná forma se nevyžaduje, jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelná a netrvá-li na ní zaměstnanec.

Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je v případě zahraniční pracovní cesty doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli, nebo doba odletu a příletu z České republiky při letecké dopravě.

Zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, je možné cestovní náhrady poskytnout pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance.

Nový zákoník práce obsahuje úpravu cestovních náhrad ve dvojím, poněkud odlišném režimu, a to pro:

• zaměstnance zaměstnavatele, který není státem, státním fondem, územním samosprávným celkem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona (tzv. zaměstnavatel v podnikatelské sféře),

• zaměstnance zaměstnavatele, který je státem, státním fondem, územním samosprávným celkem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona (tzv. zaměstnavatel v rozpočtové sféře).

Odlišný režim spočívá v zásadě v tom, že

• ve vztahu k zaměstnancům tzv. zaměstnavatele v podnikatelské sféře zákoník práce stanoví cestovní náhrady (a jejich minimální výši), které je zaměstnavatel povinen poskytovat, s tím, že zaměstnavatel může zaměstnanci poskytovat i další náhrady výdajů (přičemž za cestovní náhrady se považují pouze ty, které jsou poskytnuty v souladu se zákonnou definicí cestovních výdajů), zatímco

• ve vztahu k zaměstnancům tzv. zaměstnavatele v rozpočtové sféře zákoník práce stanoví cestovní náhrady, které je zaměstnavatel povinen poskytovat, s tím, že zaměstnavatel poskytuje cestovní náhrady ve výši a za podmínek stanovených zákoníkem práce, a jiné nebo vyšší náhrady nesmí zaměstnanci poskytovat.

 NahoruStravné

V tomto smyslu jsou odlišně upraveny například základní sazby stravného, kdy u zaměstnavatele v podnikatelské sféře je stanovena pouze minimální výše sazby (64 Kč, 96 Kč, resp. 151 Kč) podle délky trvání pracovní cesty, a vyšší sazbu lze upravit v působnosti zaměstnavatele bez jakéhokoliv omezení, zatímco u zaměstnavatele v rozpočtové sféře je – stejně jako dosud – stanovena sazba v rozpětí (64 až 69 Kč, 96 až 106 Kč, resp. 151 až 165 Kč) podle délky trvání pracovní cesty a konkrétní sazbu lze upravit v působnosti zaměstnavatele pouze v rámci stanoveného rozpětí.

Shodně pro obě skupiny zaměstnavatelů pak platí úprava týkající se oprávnění zaměstnavatele krátit stravné, jestliže je zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto bezplatně jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře.

Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel vedle stravného (které je nárokové) jako fakultativní náhradu poskytnout zaměstnanci také kapesné v cizí měně. U zaměstnavatele v podnikatelské sféře může být kapesné stanoveno v jakékoliv výši, u zaměstnavatele v rozpočtové sféře lze poskytnout kapesné až do výše 40 % stravného, které přísluší podle § 170 odst. 3 a § 179 nového zákoníku práce.

 NahoruNáhrada jízdních výdajů

Pokud jde o náhradu jízdních výdajů, zaměstnavatel může použít při pracovní cestě zaměstnavatelem určený hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy a taxislužby. V takovém případě poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů v prokázané výši (tj. oproti předložené jízdence nebo jinému dokladu). V případě, že zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla (s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem), přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek (tedy ve výši, kolik by stála do stejného místa jízdenka určeného dopravního prostředku, např. autobusu, nikoliv v prokázané výši).

Pokud zaměstnanec použije na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo (s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem), přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Sazby základní náhrady za 1 km činí nejméně u osobních silničních motorových vozidel 3,70 Kč za 1 km, přičemž zaměstnavatel v podnikatelské sféře může tuto náhradu zvýšit, zatímco zaměstnavatel v rozpočtové sféře poskytuje za splnění výše uvedených podmínek zaměstnanci tuto minimální sazbu.

Náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší, pokud zaměstnavatel zajistí zaměstnanci použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec nepřispívá.

 NahoruNáhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny

V případě, že pracovní cesta trvá déle než 7 kalendářních dnů, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět ve výši a za podmínek shodných s podmínkami pro náhradu jízdních výdajů při…