dnes je 30.11.2021

Input:

Cestovní náhrady

20.10.2021, , Zdroj: Verlag Dashöfer

9.9.2
Cestovní náhrady

JUDr. Jan Horecký, Ph.D.

S pracovními cestami je úzce spojena i povinnost zaměstnavatele poskytovat zaměstnancům stravné a náhrady, které se zaměstnanci poskytují v souvislosti s výkonem práce (cestovní náhrady). Zaměstnavatel je podle zákoníku práce povinen poskytovat zaměstnanci náhradu výdajů, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s výkonem práce. Tato povinnost zaměstnavatele se uplatní i v případě pracovní cesty.

Zaměstnavatel by měl předem písemně určit (např. přímo v cestovním příkazu) podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména:

  • dobu a místo nástupu a ukončení cesty,

  • místo plnění pracovních úkolů,

  • způsob dopravy a ubytování.

Při určování těchto podmínek by měl přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance.

Zaměstnavatel má určit podmínky týkající se pracovní cesty předem. Stejně tak je povinen zaměstnance vybavit finančními prostředky, které pokryjí předpokládané výdaje. S ohledem na konkrétní okolnosti, za kterých bude pracovní cesta vykonávána, se může samozřejmě stát, že předvídané podmínky se změní (vždy je třeba vycházet ze závěrečné zprávy po návratu z cesty). V takovém případě by měl zaměstnanec zaměstnavatele o těchto změnách informovat a zaměstnavatel by na ně měl reagovat. Např. v důsledku zpoždění spoje se může stát, že zaměstnavatelem předem stanovené podmínky nebudou odpovídat skutečnosti. Vzhledem k tomu, že se od těchto předem stanovených podmínek odvozují i cestovní náhrady, není možné původní výpočet cestovních náhrad uplatnit. Zaměstnavatel pak poskytne zaměstnanci náhradu cestovních nákladů podle následně prokázaných skutečných výdajů zaměstnance.

Vzniklé cestovní výdaje, které zaměstnanci během pracovní cesty vznikly, může zaměstnavatel chtít po zaměstnanci prokázat. Každopádně by mělo po skončení pracovní cesty dojít k jejich finálnímu vyúčtování. Pokud by se zaměstnanci stalo, že např. z důvodu ztráty dokladů, jízdenek apod. nemohl zaměstnavateli další výdaje prokázat, může mu zaměstnavatel (nebude-li se jednat např. o náhradu pohonných hmot) poskytnout cestovní náhrady v jím uznané výši, které odpovídají běžným podmínkám.

Zaměstnanec by se měl k vyúčtování pracovní cesty dostavit do deseti dnů od návratu ze služební cesty, není-li mezi ním a zaměstnavatelem dohodnuto jinak (v interních předpisech zaměstnavatele, popř. v kolektivní smlouvě, může být obsaženo znění, podle kterého bude příslušná doba prodloužena, nikdy ne zkrácena. V případě specifických druhů zaměstnanců – např. těch, u kterých se předpokládá samostatné rozvrhování pracovní doby i služebních cest – vázáno vyúčtování služebních cest a nároků primárně vždy v rámci měsíční fakturace nákladů na měsíční výkazy práce).

Vzhledem k tomu, že se úprava pracovní cesty, s kterou je někdy problematika cestovních náhrad zaměňována, vztahuje i na základní pracovněprávní vztahy založené dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr, je důležité upozornit na skutečnost, že cestovní náhrady se na „dohodáře” automaticky nevztahují! Pro to, aby měli na cestovní náhrady spojené s výkonem pracovní cesty nárok i zaměstnanci činní pro zaměstnavatele na základě některé z dohod konaných mimo pracovní poměr, je nutné tento jejich nárok v dohodě přímo sjednat. Sjednání náhrad i pro zaměstnance pracující na základě dohod však zákoník práce neřadí mezi zákonné povinnosti zaměstnavatele. Případné poskytování cestovních náhrad je tak zcela na libovůli zaměstnavatele. Nárok na cestovní náhrady může rovněž vyplývat z vnitřní směrnice zaměstnavatele (zaměstnavatel vnitřním předpisem přizná právo na cestovní náhrady všem zaměstnancům, jmenovitě i zaměstnancům činným na základě dohody o provedení práce, popř. dohody o pracovní činnosti), popř. ze s odborovou organizací dojednané kolektivní smlouvy.

Garantuje-li zaměstnavatel zaměstnancům v kolektivní smlouvě nárok např. na stravenky, popř. kapesné v případě pracovní cesty, a užije-li nevhodnou formulaci, bude nárok náležet i zaměstnancům činným na základě dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti (a to i přesto, že jim nárok nevyplývá ze zákona).

Nárok na cestovní náhrady náleží dohodářům za předpokladu, že je sjednán. Zaměstnanci, kteří jsou pro zaměstnavatele zavázáni vykonávat práci na základě dohody o provedení práce, náleží cestovní náhrady, bylo-li tak dohodnuto, i v případě, kdy nebude ve smlouvě uvedeno místo pravidelného pracoviště a práce bude vykonávána mimo obec jeho bydliště.

V případě, kdy zaměstnavatel chce poskytovat cestovní náhrady i zaměstnancům, kteří jsou pro něj činní na základě dohody o provedení práce, popř. dohody o pracovní činnosti, je třeba v dohodách nárok na cestovní náhrady sjednat (může být určeno i vnitřním předpisem). V každém případě je však nutné v dohodách, nad zákonný rámec, uvést místo výkonu práce, resp. místo pravidelného pracoviště, od kterého se následně konkrétní nárok na cestovní náhrady odvozuje.

Pokud bude dohoda obsahovat závazek zaměstnavatele k poskytnutí cestovních náhrad i zaměstnanci, který pro něj vykonává práci na základě některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, pak platí následující. Cestovní náhrady je možné zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, poskytnout pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, a současně i místo pravidelného pracoviště zaměstnance.

Má-li však zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, a to i v případě, kdy by nedošlo k sjednání místa pravidelného pracoviště.

Na tomto místě je nutné upozornit na skutečnost, že stejně jako nelze zaměňovat pracovní cestu s cestovními náhradami, nelze pracovní cestu vnímat ani jako základní a jedinou podmínku vzniku nároku na cestovní náhrady. Nárok na cestovní náhrady přísluší zaměstnanci i v případě, kdy nebude vyslán na pracovní cestu, ale kdy bude vykonávat pro zaměstnavatele práci pouze mimo místo pravidelného pracoviště.

Pro účely cestovních náhrad se pracovní cestou rozumí i vyslání zaměstnance mimo místo jeho pravidelného pracoviště za předpokladu, že bylo místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, popř. ve smlouvě je uvedené pravidelné pracoviště určeno šířeji, než jedna obec. Není-li pravidelné pracoviště sjednáno, popř. je-li sjednáno šířeji než jedna obec, pak se za místo pravidelného pracoviště pro účely cestovních náhrad, tj. místo, odkud se počítá vznik nároku zaměstnance na cestovní náhrady, považuje místo, odkud nejčastěji začínají zaměstnancovi cesty za zaměstnáním, což bude s největší pravděpodobností jeho bydliště.

Druhy cestovních náhrad

Mezi jednotlivé druhy cestovních náhrad, které je zaměstnavatel povinen zaměstnanci v souvislosti s jeho vysláním na pracovní cestu poskytnout, patří především:

  • náhrada jízdních výdajů,

  • náhrada jízdních výdajů k návštěvě rodiny,

  • náhrada výdajů za ubytování,

  • náhrady zvýšených stravovacích výdajů (stravné),

  • náhrada nutných vedlejších výdajů.

Zákoník práce v ust. § 151 a násl. ZP vyjmenovává celý etalon situací, při kterých může zaměstnanci vzniknout nárok na proplacení výdajů a cestovních náhrad.

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

a) pracovní cestě (§ 42),

b) cestě mimo pravidelné pracoviště,

c) mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,

d) přeložení (§ 43),

e) dočasném přidělení (§ 43a),

f) přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,

g) výkonu práce v zahraničí.

K náhradám, na které může zaměstnanci vzniknout nárok, patří např. i náhrady za opotřebení vlastních nástrojů a pomůcek užitých pro výkon práce s vědomím zaměstnavatele, popř. náhrada majetkové škody, která zaměstnanci vznikne např. na jeho oděvu, který při služební cestě používá (např. při vystupování z hromadného dopravního prostředku roztržené kalhoty). Zde se však nejedná o cestovní náhrady, ale náhrady za opotřebení či poškození, které se odvíjí od povinnosti zaměstnavatel k náhradě škody (viz příslušná část příručky).

Nejčastějšími cestovními výdaji, které jsou kryty cestovními náhradami, jsou zejména stravné a náhrady jízdních výdajů.

Stravné

V případě stravného se jedná o náhradu zvýšených stravovacích výdajů. Při rozhodování o výši stravného je nutné rozlišovat, byl-li na pracovní cestu vyslán zaměstnanec pracující v podnikatelském (soukromém), nebo státním (veřejném) sektoru. Podle toho, v kterém sektoru je zaměstnanec zaměstnán, se totiž řídí např. výše základní náhrady stravného, na kterou má zaměstnanec nárok, a současně i nejvyšší výměra poskytnutého stravného, která nebude spadat do základu daně (nebude podléhat pojistnému). Stejně tak je třeba rozlišovat, jedná-li se o pracovní cestu v rámci České republiky (tuzemská pracovní cesta) nebo o pracovní cestu do zahraničí. Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky.

Zákonné stravné reflektuje skutečnost, že je zaměstnanec na pracovní cestě vystaven povinnosti (povětšinou) nestandardního způsobu stravování (např. návštěva restaurace k zajištění teplých jídel, místo domácího vaření, popř. chystání svačin). Na druhou stranu zaměstnavatel není povinen zaměstnanci nahradit veškeré výdaje, které mu při stravování vznikly! Výše stravného je proto určována každý rok ve vyhlášce o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad jak pro tuzemské pracovní cesty (pro rok 2021 jde o vyhlášku č. 589/2020 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, resp. vyhlášku č. 375/2021 Sb.), tak pro zahraniční pracovní cesty (pro rok 2021 se jedná o vyhlášku č. 510/2020 Sb., účinnou od 1. ledna 2021). Výše stravného je vždy odvozována od konkrétní délky trvání pracovní cesty.

Upozorňujeme, že opět nelze zaměňovat délku trvání pracovní cesty s pracovní dobou (pro stanovení výše stravného není rozhodující pracovní doba, ale celý časový rozsah trvání pracovní cesty, tj. čas strávený na pracovní cestě!). Povinnost zaměstnavatele poskytnout zaměstnanci stravné vzniká v případě, že je délka pracovní cesty minimálně 5 hodin. Běžně se má posuzovat délka pracovní cesty v rámci jednotlivých kalendářních dnů, pokud by však pro zaměstnance mělo být výhodnější sečtení délky v na sebe navazujících dnech, pak má zaměstnavatel postupovat pro zaměstnance příznivějším způsobem. Jde zejména o situace, kdy by zaměstnanci jinak právo na stravné nevzniklo.

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu, která trvala 8 hodin, z toho čtyři hodiny v úterý a čtyři hodiny ve středu (jednalo se o noční pracovní cestu). Pokud by zaměstnavatel posuzoval délku pracovní cesty v kalendářních dnech, pak by zaměstnanci právo na stravné nevzniklo, byť by byl na pracovní cestě déle než pět hodin. Proto se bude stravné odvozovat od celé délky pracovní cesty a zaměstnanci bude náležet min. 91 (až 108 Kč v případě zaměstnanců ve veřejném sektoru) Kč.

Pro rok 2021 je určena výše stravného pro tuzemské pracovní cesty následovně:

V podnikatelském sektoru poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v souvislosti s výkonem pracovní cesty stravné nejméně ve výši:

  • 91 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

  • 138 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

  • 217 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

V nepodnikatelském sektoru může být výše stravného určena v rámci předem daného rozmezí. Jedná se pak o následující částky:

Za každý kalendářní den pracovní cesty má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout stravné ve výši:

  • 91 Kč až 108 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

  • 138 Kč až 167 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

  • 217 Kč až 259 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

K změnám v souvislosti se stravným dochází prakticky každý rok, proto je vhodné agendu novelizace stravného sledovat.

Dojde-li k zákonné změně (zvýšení) stravného, které zaměstnavatel v souvislosti s vysláním zaměstnance na služební cestu nebude reflektovat a zvýšené stravné mu nepřizná, jedná se o porušení povinností na straně zaměstnavatele (nezákonné krácení nároků zaměstnance), pro které může být zaměstnavateli udělena pokuta až ve výši 200 tis. Kč.

V některých případech doznala změn i povinná výše stravného, které se zaměstnanci poskytuje v souvislosti se zahraniční pracovní cestou. Jedná se např. o Dánsko, Island, Norsko, Chile, USA a další.

Výše stravného za kalendářní den 2021
délka pracovní cesty  5–12 hodin  12–18 hodin  více než 18 hodin 
tuzemská pracovní cesta       
soukromý sektor  91 Kč  138 Kč  217 Kč 
veřejný sektor  91 až 108 Kč  138 až 167 Kč  217 až 259 Kč 
zahraniční pracovní cesta  výše stravného  měna 
Afghánistán 45 EUR
Albánie 40 EUR 
Bulharsko 40 EUR 
Čad 50 EUR
Filipíny 40 EUR 
Indonésie 40 EUR
Kamerun 50 EUR
Kuba 55 EUR
Niger 50 EUR
Nigérie 50 EUR
Rovníková Guinea 50 EUR
Senegal 50 EUR
Slovinsko 40 EUR
Svatý Tomáš a Princův ostrov 40 EUR
Švédsko 55 EUR
Tchaj-wan 45 EUR
Turkmenistán 45 EUR

Zahraniční stravné poskytuje zaměstnavatel v cizí měně tak, aby zaměstnanec mohl s částkami přímo disponovat. Pokud při zahraniční pracovní cestě zaměstnanec navštíví více zemí, pak se mu zahraniční stravné bude posuzovat podle úrovně té země, ve které stráví v daném kalendářním dni nejvíce času.

Jak při vnitrostátní pracovní cestě, tak při zahraniční pracovní cestě, vzniká-li zaměstnanci právo na stravné, může na základě zákonem předvídaných skutečností docházet ke krácení stravného.

Viz vyhláška Ministerstva financí č. 510/2020 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2021 a Ministerstva práce a sociálních věcí č. 589/2020 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, resp. vyhlášky č. 375/2021 Sb.

U zaměstnance, který je vyslán na pracovní cestu, a který splní předpoklady pro přiznání stravného, může dojít i k jeho přiměřenému krácení. Pokud totiž bude zaměstnanci na pracovní cestě poskytnuto bezplatné jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře a na které zaměstnanec sám nepřispívá, pak lze zaměstnanci stravné zkrátit při tuzemské pracovní cestě až o hodnotu:

  • 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

  • 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, max. však 18 hodin a

  • 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin,

a při zahraniční pracovní cestě obdobně, v souvislosti s přiznaným stravným.

Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu:

a) 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní

Nahrávám...
Nahrávám...